Europäische Infrastruktur · DSGVO-konform
betriebssystem.ai Erstgespräch buchen
Für Berater und Dienstleister

10–15 Stunden pro Woche zurück — mit KI-Systemen, die in deinem Betrieb laufen.

Du und dein Team verbringt die teuersten Stunden mit Angeboten, Protokollen und Admin-Kram — Arbeit, für die euch kein Kunde bezahlt. Wir installieren die Systeme, die euch diese Zeit zurückholen.

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Kein Verkaufsgespräch: Wir schauen uns zwei deiner echten Aufgaben an.

Erklärvideo · 2 Min
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Sechs Symptome

Kommt dir das bekannt vor?

01

Unbezahlt

Das Angebot noch schnell abends fertig machen. Die Kalkulation zum wiederholten Mal in Excel nachrechnen. Das Gutachten, das eigentlich schon raus sein sollte. Deine teuerste Zeit verbrennst du mit Arbeit, für die dich kein Auftraggeber bezahlt.

02

Lizenzen sind da

Copilot ist lizenziert, ChatGPT oder Claude läuft nebenbei, aber sobald es ernst wird, baust du das Angebot doch wieder nach alten Mustern in Word und erstellst das Protokoll wieder selbst. Du kratzt an der Oberfläche und weißt es auch.

03

Grenze erreicht

Du bist an der Kapazitätsgrenze: Aufträge musst du inzwischen teilweise ablehnen. Mehr Kunden gingen nur mit mehr fähigen Leuten, aber die Stelle ist seit Monaten offen, und die Bewerbungen sind zum Verzweifeln. Es hängt weiter alles an dir als Inhaber.

04

Einzelkämpfer

Abends am PC, wenn der Arbeitstag eigentlich vorbei ist, baust du schnell noch zwei Kalkulationen irgendwie mit ChatGPT zusammen — allein. Jeder hat seinen eigenen Account, seine eigenen Prompts. Es gibt keine Leitplanken und richtig geschult wurde wurde dein Team nie.

05

Fühlt sich falsch an

Dein Kunde schickt dir sensible Unterlagen und eigentlich würde KI dir hier viel Arbeit abnehmen. Aber dann die Frage in deinem Kopf: Wo landen die Daten jetzt eigentlich? Was passiert, wenn ich es hier einfach hochlade? Die Zusammenarbeit mit KI fühlt sich teilweise an wie eine OP am offenen Herzen.

06

Output: Kraut und Rüben

Mal ist das Ergebnis top, mal Schrott — jedes Mal eine andere Struktur, nichts, was du replizieren kannst. Einmal hat dir die KI sogar einen kompletten Termin frei erfunden. Du traust dem Output nichts Wichtiges mehr an.

Befund

Genau das hören wir von unseren Kunden in den Wochen vor unserer Zusammenarbeit fast immer. Fakt ist: Du und dein Team seid nicht das Problem. Du hast bisher nur noch nicht das Setup gefunden, das auf dein Business zugeschnitten ist.

Falsche Glaubenssätze

Du glaubst, dir fehlt das richtige Tool. Oder die Zeit, dich einzuarbeiten. Also kaufst du die nächste Lizenz, schaust das nächste Video auf YouTube und nimmst dir vor, dich „demnächst mal richtig“ damit zu beschäftigen.

Wie lange geht das jetzt schon so?

Diagnose

Was in deinem Betrieb fehlt, ist ein System.

Betrieb [bəˈtriːp]
Substantiv, maskulin

Organisatorische Einheit, in der Menschen und Mittel zusammenwirken, um Leistungen am Markt anzubieten.

System [zʏsˈteːm]
Substantiv, Neutrum

Geordnetes Ganzes aus mehreren Teilen, die zusammenwirken, um einen gemeinsamen Zweck zu erfüllen.

Betriebssystem [bəˈtriːpszʏsˌteːm]
Substantiv, Neutrum

Beides zusammen: die Abläufe deines Betriebs, in Systeme übersetzt und in deinem Alltag installiert.

7 /10

Betriebe zahlen für eine Copilot- oder ChatGPT-Lizenz — und nutzen sie als besseres Google.

Aus unserer Erfahrung

Was einem Tool fehlt, damit daraus ein System wird:

01

Kein Kontext

Ein Tool kennt weder dein Firmenwissen noch deine Vorlagen oder deinen Stil. Jeder Prompt fängt bei null an, und deshalb ist der Output willkürlich und passt nicht zu deinem Anliegen.

02

Kein fester Ablauf

Du promptest dieselbe Aufgabe, aber das Ergebnis ist jedes Mal ein anderes. Was du selbst nicht wiederholen kannst, kannst du auch nicht ins Team abgeben.

03

Kein Platz im Alltag

Ein Tool existiert parallel zu deinem Arbeitsalltag, in einem weiteren Fenster auf deinem Rechner. Ein System sitzt da, wo deine Arbeit wirklich anfällt: im Postfach, in deinem CRM oder in Excel.

Wissen war nie dein Engpass. Installation und Anwendung ist es.

So gehen wir vor

Potenziale erkennen, Systeme installieren.

Diesmal schläft es nicht wieder ein: in fünf Schritten vom Tool zum System — installiert, angewendet, im Alltag verankert.

01

Verstehen

Wir schauen, wie dein Laden wirklich läuft — wo Zeit verschenkt wird und wo Geld liegen bleibt. Angebote, Protokolle, E-Mails, Auswertungen: Wir finden die Aufgaben mit dem größten Hebel und fangen mit denen an.

02

Installieren

Eine europäische, DSGVO-konforme KI-Zentrale, verbunden mit den Werkzeugen, mit denen du ohnehin arbeitest. Ein gemeinsamer Arbeitsplatz für dein ganzes Team, mit eurem Firmenwissen und euren Vorlagen.

03

Systeme schaffen

Für jede wiederkehrende Aufgabe bauen wir ein System: Was geht rein, was kommt raus, in welcher Form. Derselbe Ablauf, dasselbe Ergebnis — auch beim zwanzigsten Mal.

04

Befähigen

Dein Team wird in die fertigen Systeme eingearbeitet: wer nutzt welches, an welcher Stelle im Tagesablauf, und woran man ein gutes Ergebnis erkennt. Keine Theorie, keine Folienschlacht: Dein Team lernt genau an dem, was wir bauen.

05

Umsetzen & dranbleiben

Die Systeme laufen im Alltag, nicht als Projekt. Wir bleiben dran: neue Aufgaben werden zu neuen Systemen, und wir filtern für dich, was von der wöchentlichen KI-Flut wirklich zählt.

Ab Tag 1 im Alltag nutzbar. Ziel: 10–15 Stunden pro Woche zurück — und Kapazität für mehr Kunden mit derselben Mannschaft.

So rechnet sich das

Aus 15 Stunden Handarbeit werden 3.

4 Angebote, 8 Gespräche, eine 40-Stunden-Woche. Die Ausgangszahl stammt aus dem Eigen-Test eines Kunden: Kalkulation in 20 Minuten statt in zwei Stunden. Den Rest kannst du selbst nachrechnen.

Angebote & Kalkulationen 4 × je 2 h statt 20 Min 8 h → 1,5 h
Protokolle & Nachbereitung 8 Gespräche à 30 Min 4 h → 0,5 h
Berichte & Dokumente aus deinen Vorlagen 3 h → 1 h
Zurück pro Woche 12 Stunden
Rechenbeispiel, keine Messung
Heute jede Aufgabe von Hand 25 h bezahlbare Arbeit
Mit installierten Systemen dieselbe Woche +12 h zurückgewonnen
Bezahlte Arbeit Arbeit, die niemand bezahlt Zurückgewonnen
Unterm Strich

Jeder eingesparte Euro ist ein Euro mehr Gewinn für dein Unternehmen.

Systeme

So kann dein Betriebssystem aussehen.

Mit betriebssystem.ai bauen wir dir einen Ort, von dem aus du deine KI-Systeme steuerst. Dort installieren wir einzelne, in sich fertige Systeme — jedes löst eine konkrete Aufgabe, die dich heute Zeit kostet.

betriebssystem.ai Deine Steuerzentrale

Eine Zentrale, EU-gehostet,
verbunden mit deinen bestehenden Tools

01 E-MAIL AKTIV 02 ANGEBOT AKTIV 03 DATEN- EXTRAKTION AKTIV 04 PROTOKOLL AKTIV 05 BELEGE AKTIV → 10–15 STUNDEN PRO WOCHE ZURÜCK EU-GEHOSTET · KEIN STANDARD-SYSTEM · AUF DICH ZUGESCHNITTEN
SYS 01

Angebots-System

Aus Briefing oder Gesprächsnotiz entsteht ein fertiges Angebot in deinem Format — kalkuliert, formuliert, versandfertig. Minuten statt Stunden, und jedes Mal in derselben Qualität.

SYS 02

Protokoll-System

Meetings, Telefonate und Vor-Ort-Termine dokumentieren sich selbst: Zusammenfassung, Aufgaben, Entscheidungen. Alles wird abgelegt, bleibt jederzeit abrufbar, und die anderen Systeme greifen darauf zu.

SYS 03

Datenextraktion

Unstrukturierte Quellen werden sauber aufbereitet und die relevanten Daten herausgezogen, in genau dem Format, in dem du sie weiterverarbeitest.

SYS 04

Outreach-System

Personalisierte Erstansprache, die genau da landet, wo sich deine Zielgruppe tagtäglich mehrere Stunden aufhält. Entscheider-Recherche, Vorqualifizierung anhand deiner Wunschkunden — alles auf Knopfdruck.

SYS 05

Lead-Generierung

Statt Listen zu kaufen: Das System sucht laufend genau die Unternehmen und Ansprechpartner heraus, die zu deinem Angebot passen — nach deinen Kriterien.

SYS +

Hier könnte dein System stehen

Welche Aufgabe frisst bei dir die meiste Zeit? Wo gehen die meisten Ressourcen in Form von Geld oder Mitarbeitern verloren? Genau hier können wir mit unseren Systemen Zeit und Kosten zurückholen.

Jedes System steht in rund zwei Wochen — dein Aufwand dabei: maximal vier Stunden. Zusammen sind sie dein Betriebssystem.

Passende Systeme finden →
Weitere Formate

Drei weitere Wege, mit uns zu arbeiten.

Nicht jeder braucht gleich ein ganzes Betriebssystem. Welcher Weg zu dir passt, klären wir im Gespräch — nicht vorher auf einer Preisliste.

Sessions 2-Wochen-Takt
S 01 Woche 1
S 02 Woche 3
S 03 Woche 5
S 04 Woche 7
Challenge dazwischen
Skills & Agenten
P 01
P 02
P 03
P 04
P 05
wächst mit
01

Team-Enablement-Reihe

4 Live-Sessions im 2-Wochen-Takt — dein Team lernt an echten Aufgaben, nicht an Folien. Mit Challenges zwischen den Terminen und Aufzeichnungen für alle, die nicht dabei sein können.

  • Kennenlerngespräch & Zielklärung
  • 4 Live-Sessions à 2,5 Stunden inkl. Übungen
  • Aufzeichnung aller Sessions
  • Begleitmaterial & Start-Prompt-Bibliothek
  • Feedbackgespräch nach Abschluss
Im Gespräch klären →
Laufende Betreuung
Call · wöchentlich Woche 7
Umsetzung dazwischen
Zurückgewonnene Zeit
W1 W3 W6 W9 W12
Wöchentlicher Call · Umsetzung dazwischen → läuft weiter
02

Der KI-Begleiter

Laufende Betreuung über mehrere Monate — wir setzen gemeinsam um, was bei dir den größten Hebel hat. Kein Projekt mit Enddatum, sondern kontinuierliche Optimierung.

  • Kickoff mit Prozess- & Datenschutz-Architektur
  • Wöchentliche Calls & Umsetzung zwischen den Terminen
  • DSGVO-konforme Systeme, professionell eingerichtet
  • Schulung für weitere Teammitglieder inklusive
  • Use Cases entstehen aus deinem echten Alltag
Im Gespräch klären →
Systemschnitt Eingang → System → Ergebnis
Eingang Anfrage per Mail
System
01 Anfrage lesen & Positionen ziehen
02 Mit deinen Sätzen kalkulieren
03 In deiner Vorlage formulieren
Ergebnis
→ freigabebereit
Übergabe inkl. Einweisung · läuft ab Tag 1
03

Done4You Umsetzung

Du hast konkrete Use Cases, die du einfach umgesetzt haben willst? Wir übernehmen das — von der Konzeption bis zum laufenden System.

  • Wir setzen deine Use Cases direkt um
  • Fertige Systeme, auf deinen Alltag zugeschnitten
  • DSGVO-konform, europäische Infrastruktur
  • Übergabe inkl. Einweisung — läuft ab Tag 1
Im Gespräch klären →
Use Cases

Drei Fälle aus der Praxis.

Use Case 01

Recruiting-Agentur 3 Mitarbeiter Neue Kunden gewinnen

Neue Kunden ansprechen, auch wenn das Tagesgeschäft weiterläuft.

Ziel

Jede Woche gehen Anfragen an passende Firmen raus, ohne dass die Mitarbeiter dafür ihre Zeit opfern oder sich ein halbes Dutzend neuer Programme ins Haus holen.

Ausgangssituation
  • Neue Kunden wurden hauptsächlich über Empfehlungen und Netzwerke gewonnen
  • Anrufen, Newsletter, Anzeigen — die gewohnten Wege brachten kaum noch Antworten
  • Ein weiterer Akquise-Kanal stand seit Monaten auf der To-do-Liste, aber keiner wusste, welcher funktionieren soll
Ergebnis
  • Das System sucht passende Firmen nach ICP und identifiziert potenzielle Entscheider
  • Wöchentlich gehen Hunderte personalisierte Erstansprachen raus
  • Suchen, Recherchieren und Kontaktaufnahme finden nach einmaligem Prompt statt — danach läuft alles vollautomatisch bis zur fertigen Datei mit Hunderten neuen Leads
Use Case 02

Beratungsunternehmen 12 Mitarbeiter Unterlagen aufbereiten

Chaosdateien vom Kunden gehen rein. Strukturierte Daten kommen raus.

Ziel

Die Stunden Vorarbeit vor jedem Mandanten reduzieren und die Zeit in die Beratung stecken, für die der Mandant tatsächlich zahlt.

Ausgangssituation
  • Jeder Mandant liefert andere Dateien: Excel-Tabellen, PDFs, eingescannte Papierstapel
  • Vor der eigentlichen Beratung stehen Stunden mit Sortieren, Suchen und Abtippen
  • Diese Vorarbeit stellt niemand in Rechnung
Ergebnis
  • Die Unterlagen werden in einen Ordner geladen. Das System liest alle Dateien und extrahiert nur die wichtigen Infos
  • Die extrahierten und aufbereiteten Daten werden in das bewährte Auswertungs-Tool des Kunden importiert
  • 3–4 Stunden Arbeitsaufwand werden auf 15 Minuten reduziert
Use Case 03

Inhabergeführter Dienstleister 21 Mitarbeiter Jeder nutzt sein eigenes Tool

Team KI-ready gemacht.

Ziel

Ein System für alle 21: dieselben Abläufe, dieselbe Grundlage — statt privater Zugänge, von denen niemand weiß, was dort mit den Kundendaten passiert.

Ausgangssituation
  • Der Inhaber hatte sich bereits umfassend mit KI beschäftigt
  • Die Mitarbeiter arbeiteten jedoch noch nicht aktiv mit KI im Arbeitsalltag
  • Für die Einführung im Team fehlte im Tagesgeschäft einfach die Zeit
  • Jeder nutzte ChatGPT und Co. auf eigene Faust — ob dabei Kundendaten in die USA wandern, konnte und wollte niemand beantworten
Ergebnis
  • Das gesamte Team wurde geschult
  • Den Mitarbeitern wurden feste Rollen zugewiesen, Power User orchestrieren neue KI-Systeme
  • Alle erarbeiteten Workflows, Skills und Agenten wurden dem Team zur Verfügung gestellt
  • KI gehört jetzt zum Tagesgeschäft und ist keine Chefsache mehr
Wer dahinter steht

Strategie trifft Umsetzung

Cedric Wittkowski

Cedric Wittkowski

Der Macher

Verantwortlich für den operativen Part: Systeme bauen, installieren, dein Team befähigen. Cedric kommt aus der Prozessautomatisierung — vier Jahre lang hat er Abläufe für Selbstständige und kleine Unternehmen automatisiert, bevor KI dazukam. Sein Maßstab ist derselbe geblieben: Es läuft ab Tag 1, und dein Aufwand beim Aufbau bleibt klein. Er sorgt dafür, dass es nicht bei Folien bleibt.

Dr. Hubertus Porschen

Dr. Hubertus Porschen

Der Stratege

Verantwortlich für den strategischen Part. Elf eigene Gründungen, promovierter Volkswirt, drei Jahre Bundesvorsitzender der Jungen Unternehmer und seit 2013 über 600 Keynotes, ausschließlich vor Mittelständlern. Sein Buch „Digitaler Suizid“ sagt schon seit 2018, woran es hierzulande wirklich scheitert: nicht an der Technik, sondern an fehlender Handlungsbereitschaft. Daraus stammt die Regel, nach der wir arbeiten — 30 Prozent Technologie, 70 Prozent Kultur.

So startet die Zusammenarbeit

Von der Anfrage bis zum installierten System.

  1. Gespräch anfragen

    Du beantwortest ein paar Fragen zu deinem Betrieb und dem, was dich gerade aufhält. Direkt danach suchst du dir selbst einen Termin im Kalender, ohne Mail-Ping-Pong.

  2. Das erste Gespräch

    Wir nehmen uns zwei bis drei deiner echten Aufgaben vor, nicht irgendein Beispiel. Daran siehst du, was die Systeme können, und gehst mit einer konkreten Vorstellung raus, wie deine Abläufe danach aussehen würden.

  3. Zusammenarbeit und Betreuung

    Je nachdem, was bei dir gerade ansteht, installieren wir die Systeme gemeinsam in deinem Unternehmen. Zurück kommen die Stunden, die heute in Arbeit fließen, für die dich niemand bezahlt — Zeit für mehr Kunden, für dich oder für deine Familie.

Das Format, wie die Zusammenarbeit aussehen kann, folgt dem, was du brauchst. Nicht umgekehrt.

Lass uns das an zwei deiner echten Aufgaben anschauen.

Im Gespräch zeigen wir dir konkret, welche Systeme bei dir den größten Hebel haben — und wie dein Betriebssystem aussehen würde.

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Häufige Fragen

FAQ

An wen richtet sich das Angebot?

Vor allem an inhabergeführte Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern. In dieser Größe fallen dieselben Aufgaben oft genug an, dass ein System sich sofort rechnet, und trotzdem entscheidest du als Inhaber selbst, ob und wann es losgeht. Arbeitest du mit einer externen IT zusammen, binden wir sie selbstverständlich von Anfang an ein. Genau da liegt auch unsere Erfahrung: Hubertus steht seit 2013 ausschließlich vor Mittelständlern, Cedric baut die Systeme seit vier Jahren in inhabergeführte Betriebe. Und ein Team dieser Größe erreichen wir noch komplett — die Systeme bleiben nicht beim Chef hängen, sondern alle arbeiten damit.

In welcher Form arbeiten wir zusammen?

Unterschiedlich — je nachdem, wo ihr steht und welche Systeme für euch relevant sind. Das kann eine einmalige Umsetzung sein, ein 1:1-Workshop, ein Enablement fürs ganze Team oder eine laufende Begleitung über mehrere Monate. Welche Form zu euch passt, entscheiden wir gemeinsam im Gespräch.

Ist das sicher für unsere Kundendaten?

Wir arbeiten mit europäischen, DSGVO-konformen Systemen. Datenschutz ist bei uns kein Einwand, sondern die Grundlage — inklusive interner Zugriffsrollen, damit nicht jeder im Team alles sieht.

Wir haben schon Copilot, ChatGPT oder Claude — brauchen wir etwas Neues?

Wir bauen, wenn möglich, auf dem auf, was ihr schon habt. Je nachdem, welche Herausforderungen anstehen und welche Systeme es dafür braucht, kann ein zentrales Tool dazukommen.

Wie schnell sehen wir etwas im Alltag?

Das hängt davon ab, welche Systeme für euch im ersten Schritt sinnvoll sind. Aus unserer Erfahrung stehen sie innerhalb der ersten zwei Wochen und sind ab Tag 1 im Arbeitsalltag nutzbar.

Was, wenn wir sehr individuell arbeiten?

Genau deshalb schauen wir erst, wie euer Laden wirklich läuft, bevor irgendetwas installiert wird. Die meisten stellen dann fest, dass 80 % ihrer Arbeit wiederkehrenden Bausteinen folgt.